漳州八中档案管理暂行办法
2008-10-06 11:19:01  作者:  来源:办公室  浏览次数:6  

一、总则

1、学校档案是学校开展教育、教学及各项管理活动的历史记录,是国家档案的重要组成部分。档案工作是学校管理的一项基础工作,纳入学校发展的总体规划。为加强我校档案的科学管理,根据《中华人民共和国档案法》、《福建省中、小学校档案管理暂行办法》、《漳州市中、小学校档案管理操作实施细则》等有关规定,特制定本暂行办法。

2、学校档案是指学校从事党政管理、教学、科研等各项活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3、学校档案(包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等)是国家档案的组成部分,必须实行集中统一管理,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档,以确保档案完整、准确、安全和有效利用。

4、各部门必须严格执行国家有关档案工作的法律、法规和标准,遵守学校档案管理的各项规章制度。

5、学校应配置必需的档案库房、档案装具和设施,确保档案安全,并定期检查档案管理情况,发现问题及时解决。

二、档案管理体制

1、为加强对档案工作的领导,学校成立档案工作领导小组,确定一名校级领导分管档案工作,并列入分管领导的职责范围。

2、学校设立综合档案室,归办公室管理,配备专(兼)职档案人员,确定办公室一位领导主管档案工作,各部门配备兼职档案人员,负责部门文件材料的收集、移交、归档。

3、档案人员应忠于职守,遵守纪律,具备高中或中专以上学历,有一定的专业知识,并保持相对稳定,确需调整时应坚持“先进后出”原则办好移交,保持工作连续性。

4、学校档案工作业务上接受上级档案行政管理部门和市教育局档案机构的指导、监督和检查。

5、学校成立档案鉴定小组,负责做好档案鉴定工作,严格档案销毁制度。

6、学校综合档案室要建立档案统计工作,统计数据力求准确、可靠。

7、学校撤销或者合并及档案人员调动时,必须按照国家有关规定,做好档案移交工作,办理档案交接手续。

8、学校档案人员应当熟悉档案库存情况,根据工作需要编制档案检索工具,编写档案参考资料,积极、主动地开发利用档案信息,为学校各项工作服务。

三、文件材料的形成与归档

1、凡在学校各项工作、活动中形成的具有查考价值的各种文件材料均属归档范围。(见附件3

2、归档要求

⑴归档的文件材料必须完整、准确地反映教学、管理等各项活动的真实内容和历史过程,符合文件材料的形成规律。

⑵归档的文件材料必须是原件,做到格式规范、字迹清晰,书写材料经久耐用,载体优良。

⑶会计档案封、底面填写项目详细,符合财务和档案规定要求,会计凭证脊背要包角,接缝处要加盖财务专用章或个人专用章。

⑷归档的声像档案应清晰、完整、详细,并附有说明的文字材料、内容包括拍摄的时间、地点、人物、内容、拍摄者等,照片应与底片同时归档。

3、归档的文件材料力求完整齐全,按照国家规范要求,整理立卷,做到分类清楚、组卷合理、保管期限准确、标题简明确切、结构完整、排列系统、编目清晰、装订结实,便于保管和利用。

4、归档时间

⑴文书档案、教学档案于每年9月底前由各部门兼职档案人员收集齐全后向综合档案室移交。

⑵会计档案由财务会计部门保管一年后,再向综合档案室移交。

⑶基建、科研、设备档案在项目完成后三个月内由项目负责人收集齐全,移交综合档案室。

⑷声像档案、实物档案在材料形成或获得二个月内向综合档案室移交。

5、归档份数和手续

⑴各种文件材料一般归档一份,重要文件材料或利用率较高的文件材料可多归档一份。

⑵移交时,各兼职档案人员应编制移交目录一式两份,交接双方检查无误后,应在移交目录上签字,移交目录双方各存一份。

6、保管期限划分为永久、长期、短期。划分原则为:

⑴凡是本校工作活动中形成的具有长远保存价值(反映本校历史概貌)的档案应作为永久保存。

⑵凡是相当长时期内本校需要查考的作为长期(1650年)保存。

⑶凡是短期内需要本校查考的档案作为短期(15年以下)保存。

⑷凡是介于两种保管期之间的档案,其保管期一律从长。

四、档案人员岗位责任制

1、执行党和国家关于档案工作法令、政策、规定以及保密制度,维护档案的完整与安全。

2、负责档案法律、法规的学习、宣传贯彻。

3、指导、督促学校各部门按时完成档案的收集、移交等工作。

4、负责学校各类档案的收集、整理,并做好档案的保管、鉴定、统计等工作。

5、定期向档案行政管理部门和教育主管部门报送档案工作基本情况统计表,按规定做好向档案馆移交档案的工作。

6、熟悉库藏档案内容,开发档案信息资源,热情、准确、及时地为利用者提供档案。

7、制订档案工作计划,总结档案工作情况。

8、负责学校各部门兼职档案人员的业务学习、培训。

五、兼职档案人员岗位职责

1、积极参加档案法律、法规、业务知识的学习培训,不断提高档案管理水平。

2、负责管理、收集本部门的文件材料,力求使本部门文件保持齐全、完整。

3、按时完成文件材料的移交、归档工作。

4、积极为领导和承办人提供文件材料。

5、兼职档案人员调动工作时,要办理文件交接手续。

六、档案保管制度

1、库房内的档案资料,要进行科学的分类、排列、编号,柜架排列要有序。

2、档案室的库房要坚固,并有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温等设施,要定期检查档案保管情况,对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。

3、要注意控制库房内的温湿度,不断改善保管条件,库房温度一般保持在1420 C之间,相对湿度4565%之间。库房要保持清洁卫生,定期清扫,不得存放与档案管理工作无关的物品。

4、库房内各种电器闸门安装要规范、安全,下班时要关闭电闸。库房周围要灭绝火源现象,库内严禁吸烟。

5、调阅搬运档案资料要轻拿轻放,严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料,以减少档案机械磨损。

6、做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。

7、提高警惕,做好保卫保密工作,严防发生任何盗窃破坏档案资料的事件。

七、档案鉴定与销毁制度

1、档案鉴定工作必须贯彻“审查从严,留存从宽”的原则,严格按照档案管理的有关规定进行。

2、档案鉴定工作在本校档案鉴定小组领导下进行,鉴定小组成员由学校领导、有关部门负责人及档案人员三方面组成。

3、鉴定工作采取直接鉴定法,按照国家及学校档案保管期限规定,以案卷为单位,根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查、鉴定。

4、对确已失去保存价值需要销毁的档案,应登记造册、编制销毁清册,经学校领导审查后签字盖章报教育主管部门备案后销毁。

5、销毁档案时须有两人以上在场监销,监销人应在销毁清册签字,以示负责。

6、鉴定工作结束后,应写出工作总结报告,以备查考。

八、档案保密制度

1、档案人员要加强保密观念,严格执行《档案法》、《保密法》等有关保密法规,确保档案的完整与安全。

2、查阅、利用密级档案,必须严格履行登记手续,经学校分管领导批准,方可查阅。

3、未经许可不得擅自复印、抄录档案内容,不得擅自公布档案内容,严格档案复印件、抄录件管理,对档案复印件、抄录件应定期收回、销毁。

4、非档案人员,严禁进入档案库房。

5、重大节、假日,应对档案工作人员进行保密安全教育、严防失、泄密事故发生。

6、档案人员不得对外泄露档案机密。

九、档案利用制度

1、凡借阅档案资料,必须办理登记、借阅手续。

2、外单位档案资料,须持单位介绍信,经学校分管领导批准,方可借阅。

3、档案一般只供在档案阅览室内利用,不能借出档案室,特殊情况需要外错的,需经学校分管领导批准,方能借出。

4、借阅档案者要爱护档案,注意保密,不得遗失、污损,严禁擅自在档案材料批注、涂改、勾画、折散、抽取,归还时应做好清点和注销手续。

5、凡毁坏档案和私自泄露档案内容,造成重大损失和恶劣影响的,档案部门有权依法建议有关部门给予责任者行政处分和处罚,情节严重的要追究其法律责任。

6、档案人员应做好档案利用效果的跟踪、登记工作,对每年的利用情况应及时汇总、统计,并进行分析,及时收集档案利用实例。

十、档案的整理

1、学校档案中,文书档案、实物档案、科技档案、声像档案由综合档案室统一分类、整理、立卷。

2、会计档案由财务会计部门整理、立卷,档案人员应给予协助、指导。

3、教学档案、教师业务考绩档案由教务部门整理、立卷,档案人员应给予协助、指导。

4、学校档案原则上设置文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、教师业务考绩档案、声像档案、实物档案等七个一级类目。

5、文书档案按年度——问题分类,可分为党务群团类、综合类、教育管理类等三个二级类目。

6、教学档案按学年度一问题分类,可分为教学管理、学籍档案二个二级类目。

7、科技档案按问题分为基建、设备、科研、校厂四个二级类目。

8、会计档案按名称分为凭证、帐簿、报表三个二级类目。

9、声像档案按载体分为照片、录像带、录音带、计算机盘片四个二级类目。

10、各类档案编号方法:

⑴文书档案、教学档案按保管期限编制大流水号、历年承编流水号。

⑵科技档案按形成时间先后顺序编制大流水号。

⑶会计档案按名称分别编制流水号。

⑷声像档案按载体分别编制流水号。

 漳州八中

20028

漳州八中文件材料归档范围及保管期限

    一、文书档案

   (一)党务群团类

1、上级党委下发的有关党务工作且需要贯彻执行的指示、决定、纪要、通知书                        重要的长期、一般的短期

2、上级党委针对本校党委领导的任免、奖惩、考核的决定、通报、通知                                              永久

3、本校党组织改选工作意见及结果,上级党委的批复   永久

4、支部委员会、支部大会记录:支部工作计划、总结;支部关于学校各项工作的指示、决定、意见和建议,本校制定的党务管理、岗位责任制、规章制度、党风建设等文件            永久或长期

5、本校党组发展党员、评优等工作意见、结果、批复及党员花名册,党员、党组织统计年报表                          永久

6、本校党组织关系介绍信及存根,党员奖惩、教育、民主评议材料                                                  长期

7、本校党费收、缴、支出凭证材料                   短期

8、本校业余党校、少年团校系列材料。               长期

注:以上文件材料由党组织负责收集、整理并移交综合档案室。

9、上级工会针对校工会的指导、决定、批复和其它有关规定等文件材料。                                      永久或长期

10、教代会通知、代表名单、工作报告、提案、决定、决议、选举结果等文件材料。                                   永久

11、工会全委会、常委会会议记录、党政工联席会议记录等工作计划、总结;会员花名册、工会干部花名册、发展新会员情况。

永久

12、工会的会费收支情况、工会经费预算、决算等文件材料。

                                                  短期

13、工会开展活动的有关材料。                      长期

注:以上文件材料由工会负责收集、整理并移交综合档案室。

14、共青团、少先队、学生会的重要会议记录、工作计划、总结、干部任免、组织发展状况、花名册、奖惩情况、典型经验等文件材料。                                              长期

15、团委会、学生会开展各项活动的系列材料。        长期

16、出版的各种有关团委会、学生会的专刊、专集等。  长期

注:以上文件材料由团委会、学生会负责收集、整理并移交综合档案室。

(二)综合类

1、上级政府、教育行政主管部门(含业务主管部门)针对本校的或虽非针对本校,需要贯彻执行的文件材料,如:干部任免、执行各项工作的决定、条列、办法、规定、指示、批复、通知、会议主要文件等。                        重要的长期、一般的短期

2、本校行政会议或校长会议记录、校务工作记录;学校工作计划、总结。                                            永久

3、本校编制的校史、年鉴、大事记;组织机构沿革、历届校领导人员一览表。                                        永久

4、本校制定的行政管理制度、岗位责任制等文件材料。 长期

5、本校评选各种先进集体、先进个人材料及教职工30年以上教龄荣誉证书名册。                                    永久

6、本校重大活动(校庆、校友会、校运会、教师节、基金会)材料。                        重要的永久或长期、一般的短期

7、上级领导来校视察、检查工作中形成的材料、照片,上级领导对本校的重要题词及本校专项工作的调查、检查、普查材料。

永久或长期

8、学校所属各部门的重要工作总结、报告等。         长期

9、本校安全保卫工作及重大事故的处理情况等有关材料。

永久或长期

10、本校外事活动中形成的有关材料(包括合同、协议书、照片等)。                                               永久

11、各类报刊登载有关本校情况的通报、报道和本校的《教育简讯》。                                               长期

12、反映本校成绩的荣誉证书,有纪念凭证作用的实物,校刊及学校等级认定等材料。                                永久

13、本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、上级对本校领导的任免、启用印章等请示、批复。                永久

14、本校教职工录用、转正、定级、调资、奖惩、职称评定的报告、批复、通知。                                    长期

15、本校教职工名册、履历表及劳工报表。            永久

16、本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤、劳保福利报告、批复、通知。                                            长期

17、本校离退休人员名册、改变待遇审批表。          长期

18、本校教职工申请出国、出境、援外、离职、辞职等材料。

长期

19、本校办学特色有关材料。                        长期

20、本校与共建单位的有关材料。                    长期

21、本校校务公开材料。                            长期

22、本校接受群众来信、来访及处理情况。             短期

注:以上文件材料主要由办公室负责收集、整理并移交综合档案室。

23、本校征地、房地产权、界址、协议书、批复、契约等。

  永久

24、本校财产物资等清单、移交清册及其有关的协议合同等凭证。                                                  永久

25、本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料。

长期

26、上级教育、财产部门下达本校的经费、指标。      长期

27、本校财务管理制度、办法等文件材料。             长期

28、本校教职工工资花名册。                         长期

29、本校开展勤工俭学、校办企业管理、生产计划等文件材料。

长期

30、本校实验室化学药剂登记和使用记录、生物标本登记等材料;图书资料的需求、购置登记、使用统计、损毁登记与报表。

长期

31、学校接受社会个人捐赠图书资料的有关文件材料。   长期

32、本校家具、水电、体育设施、食堂设备的登记、使用、维修记录等有关材料。                                     长期

33、学校向学生收费的有关文件或材料。        短期或长期

注:以上文件材料主要由总务处负责收集、整理并移交综合档案室。

(三)教育教学管理类

1、学校思想政治工作会议记录、计划、总结、学生思想情况反映、加强学校政治思想工作的意见、支部领导同志的重要讲话稿。

永久

2、学校思想政治工作干部、少先队辅导员、班主任的任免、任职材料。                                        永久或长期

3、各种主题(专题)教育。如:安全、法制、环境、健康、消防、艺术、养成教育等系列材料;各种校园文体活动材料,如:艺术节、歌手赛、篮球赛等系列材料。                      长期

4、年段、班主任工作计划、总结、典型经验材料;学生思想性格典型分析材料;操行优良率统计材料;爱生评语材料;典型班会课教案、家访记录;定性定量研究报告等。          永久或长期

5、本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营、社会实践等活动的通知、安排、总结。                    长期

6、本校学生体育达标、体质健康的综合材料,参加各级体育比赛成绩、奖杯、奖旗、奖状、证书;学生体格检查表、视力良好率统计表。                                              长期

7、本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料。                                        永久

8、本校毕业生质量跟踪调查、反馈的材料。           永久

9、上级教育主管部门下达的教学任务、课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等文件材料。

针对本校的                                       永久

一般参考性的                                     短期

10、本校教学质量评估结论、年度教学计划、总结、课程总表、教学进度表。                                          永久

11、本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案。     短期

12、本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教学管理办法。                                                 长期

13、本校自编、合编教材、大纲、讲义、典型教案、习题集等。长期

14、本校各科试卷(空白)及答案、评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析。                             长期

15、本校新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩统计表、质量分析表、成绩汇总表。                              长期

16、本校教学实习大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告。                                           短期

17、教研组、备课组的工作计划、总结、及教研、备课活动记录。                                                  长期

18、健康教育、选修课、活动课、艺术教育的教案;第二课堂活动系列材料;开展研究性学习材料等。                  长期

注:此类文件材料除第6项由体育组、卫生室收集移交外,其余主要由政治处、教务处、教研室负责收集、整理并移交综合档案室。

二、学籍档案

1、本校招生计划、总结、新生录取名册、考试成绩。   长期

2、本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡。                                        长期

3、本校学生学籍变动:休学、退学、留级、复学、转学、辍学、开除学籍等材料。                                      长期

4、本校学生毕业名册、补考花名册、统计表、毕业证、结业证存根、历届同学录及照片。                              永久

5、学生个人档案。                                 永久

6、本校学生参加校以上学科竞赛获奖材料。           永久

:此类文件材料由教务处、教研室负责收集、整理并移交综合档案室。

三、科枝档案

1、本校负责组织的科研课题(项目)活动所产生的成果材料、证书。                                                 永久

2、本校基建平面图、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算。永久

3、本校各种贵重教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、预决算。            长期

4、本校校办厂设备的说明书、图纸、维修记录、产品的申请、设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、用户意见及产值产量、经济效益等材料。                          长期

5、本校校办农场的土壤分析、品种栽培试验、田间管理记录、动、植物保护的图表、标本等技术文件材料。              长期

四、会计档案

1、本校决算报表。                                 永久

2、本校预算会计年报表、会计凭证。               十五年

3、现金出纳帐、银行存款帐。                   二十五年

4、总帐、分类帐、明细帐。                       十五年

5、工资清册、奖学金、助学金等材料。               长期

6、会计移交清册。                               十五年

7、会计档案销毁清册。                             永久

:此类文件材料由财会部门负责收集、整理并移交综合档案室。

五、教师业务考绩档案

1、本校教师基本情况登记、鉴定、教师考勤、任课等汇总材料。

长期

2、本校教师参加培训、进修、继续教育、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料。                        长期

3、教师讲授试验课、观摩课的教案、自编讲义、教材或典型教案材料。                                              长期

4、教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料。     长期

5、教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料。 长期

6、教师专业技术职务评定等材料。                   长期

7、教师受表彰、奖励、处分等材料。                 长期

8、教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料。                               长期

:此类文件材料由办公室、教研室负责收集、整理并移交综合档案室。

六、声像档案

1、本校在教学、科研等活动中产生照片、录音带、录像带、幻灯片。                                                长期

2、学校历年荣获的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、证书等照片。长期

3、本校在党政管理活动中产生的声像材料。           长期

:此类文件材料由制作人负责收集、整理并移交综合档案室。

 

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